e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye ve e-Defter aynı cümlede geçtiği için çoğu zaman tek bir sistem sanılıyor. Oysa dördü farklı belgeleri, farklı yükümlülükleri ve farklı teknik akışları ifade ediyor. Bu yazıda her birinin ne olduğunu, hangisinin hangi durumda kullanıldığını ve zorunluluğun nasıl belirlendiğini sade biçimde anlatıyoruz. Baştan söyleyelim: zorunluluk eşikleri (ciro sınırları, sektör listeleri, geçiş tarihleri) Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından güncelleniyor ve yıldan yıla değişiyor. Bu yüzden burada rakam vermiyoruz; güncel eşikleri GİB duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin.
e-Fatura: mükellefler arası kapalı devre
e-Fatura, her iki tarafı da sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen elektronik faturadır. Kâğıt fatura ile hukuken aynı değerdedir; fark, belgenin GİB üzerinden karşı tarafın kutusuna iletilmesidir. Alıcı belgeyi kabul edebilir veya ticari fatura senaryosunda belirli süre içinde reddedebilir. e-Fatura kullanıcısıysanız, yine e-Fatura kullanıcısı olan bir müşteriye kâğıt fatura kesemezsiniz; karşı tarafın sistemde kayıtlı olup olmadığını programınız sorgular.
Sahada en sık yapılan hata tam burada çıkar: e-Fatura mükellefi olan bir müşteriye e-Arşiv fatura kesmek. Belge teknik olarak oluşur, müşteri kabul bile edebilir, ama yasal olarak yanlış türde düzenlenmiştir ve sonradan iptal ve yeniden düzenleme gerektirir. Programınızın her fatura öncesinde alıcıyı GİB listesinde otomatik sorgulaması bu hatayı baştan önler; bu sorgulamayı elle yapan bir akışta hata kaçınılmazdır.
e-Arşiv fatura: sisteme kayıtlı olmayanlara
e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara (nihai tüketiciler ve sisteme kayıtlı olmayan işletmeler) düzenlenen elektronik faturadır. Belge GİB’e raporlanır ama alıcının kutusuna düşmez; müşteriye e-posta, SMS veya kâğıt çıktı olarak iletilir. e-Fatura’ya geçen bir işletme pratikte e-Arşiv’e de geçer, çünkü tüm müşterileri sistemde değildir. Ayrıca belirli tutarı aşan satışlar için e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere de e-Arşiv düzenleme zorunluluğu getirilmiştir; bu tutar da dönemsel olarak güncellenen bir eşiktir.
e-İrsaliye: malın hareketi
e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Fatura parayı, irsaliye malı belgeler; ürün sevk edildiğinde araçta irsaliye bulunmak zorundadır. e-İrsaliye uygulamasında belge GİB üzerinden alıcıya iletilir ve alıcı teslim aldığında kısmen veya tamamen kabul yanıtı verebilir. Fiziksel sevkiyat yapmayan hizmet işletmeleri için gündemde değildir; üretim, toptan ve dağıtım yapan işletmeler için sevkiyat hacmi büyüdükçe kaçınılmaz hâle gelir. Zorunluluk genelde e-Fatura kullanıcısı olmak ve belirli bir ciro eşiğini aşmak koşuluyla gelir.
Fatura ile irsaliye arasındaki ilişkiyi de netleştirelim: irsaliye malın çıkışında, fatura ise satışın belgelenmesinde düzenlenir ve ikisi farklı zamanlarda olabilir. Mal önce sevk edilip fatura sonra kesilebilir; bu durumda irsaliyede "faturası sonra düzenlenecektir" ibaresi bulunur. Fatura ve irsaliyenin aynı anda düzenlendiği durumda ise fatura, irsaliye yerine geçebilir; ancak bunun koşulları vardır ve e-Fatura ile e-İrsaliye uygulamalarında bu koşullar ayrıca düzenlenmiştir. Hangi senaryoyu kullandığınızı mali müşavirinizle netleştirmeden programı yapılandırmayın.
e-Defter: muhasebenin kendisi
Yukarıdaki üçü belge düzenleme araçlarıdır; e-Defter farklıdır. Yevmiye defteri ve defter-i kebirin elektronik ortamda tutulması, belirli dönemlerde beratlarının GİB’e yüklenmesidir. Bu iş ön muhasebe tarafında değil, mali müşavirinizin veya muhasebe departmanınızın kullandığı genel muhasebe programında yürür. Bilanço esasına göre defter tutan ve e-Fatura’ya geçmiş işletmeler için e-Defter çoğu durumda eşlik eden bir yükümlülüktür.
e-Defter’in sizi ilgilendiren pratik tarafı şudur: defterler elektronik tutulduğunda ön muhasebe kayıtlarınızın genel muhasebeye düzenli ve temiz aktarılması gerekir. Faturası kesilmemiş satışlar, geç işlenen gider belgeleri ve dönem sonunda toplu düzeltmeler, kâğıt defterde göze çarpmazken e-Defter beratlarında zaman damgasıyla sabitlenir. Düzensiz çalışan bir ön muhasebe, e-Defter döneminde müşavirinizin işini zorlaştırır.
Dördünü yan yana koyunca
- e-Fatura: mükellefler arası satış. Alıcının kutusuna düşer.
- e-Arşiv: tüketiciye ve sistemde olmayanlara satış. GİB’e raporlanır, alıcıya ayrıca iletilir.
- e-İrsaliye: malın fiziksel sevki. Araçta bulunur, alıcı kabul yanıtı verir.
- e-Defter: yasal defterlerin elektronik tutulması. Belge değil, kayıt sistemidir.
Pratik bir örnekle: bir toptancı, e-Fatura mükellefi olan bir market zincirine mal sattığında sevkiyat için e-İrsaliye, satış için e-Fatura düzenler; aynı gün dükkânına gelen bir esnafa yaptığı satış için e-Arşiv fatura keser; dönem sonunda tüm bu kayıtlar müşavirinin tuttuğu e-Defter’e işlenir. Dört uygulama aynı işletmede, aynı günde, farklı işler için birlikte çalışır.
Kimler için zorunlu?
Zorunluluk üç kaynaktan doğar. Birincisi ciro eşiği: önceki yıl brüt satış hasılatı belirli tutarı aşan mükellefler izleyen yılda sisteme geçer. İkincisi sektör: e-ticaret, aracı hizmet sağlayıcıları, akaryakıt, internet reklamcılığı gibi belirli faaliyet alanları cirodan bağımsız kapsama alınmıştır ve bu liste zaman içinde genişlemiştir. Üçüncüsü gönüllülük: kapsam dışındaysanız bile başvurup geçebilirsiniz; müşterileriniz e-Fatura istiyorsa bu pratik bir tercih hâline gelir.
Eşikler ve listeler tebliğlerle değişir. "Geçen yıl kapsamda değildik" cümlesi bu yıl için bir şey ifade etmez; her yıl başında mali müşavirinizle kapsamı yeniden teyit edin. Kapsama girdiğiniz hâlde geçişi geciktirmenin cezai sonuçları vardır ve bunlar geriye dönük olarak hesaplanır.
Geçişten önce kontrol listesi
- Hangi belgelerin sizi kapsadığı mali müşavirle yazılı olarak sabitlendi mi?
- Mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika başvurusu yapıldı mı?
- Yöntem seçildi mi: GİB portalı, özel entegratör arayüzü veya program entegrasyonu?
- Cari kartlarda vergi numarası, unvan ve vergi dairesi bilgileri eksiksiz mi?
- Ürün birimleri ve KDV oranları standart mı?
- Gelen belgeleri kim, hangi sıklıkla kontrol edecek?
- Arşiv ve yedekleme sorumluluğu kimde?
Adımların sırasını ve entegratör seçimini ayrıntılı olarak e-Faturaya geçiş kontrol listesi yazısında anlattık.
Program tarafında neye dikkat etmeli?
Dört uygulamanın ortak noktası şudur: belgeyi ticari programınızın içinden üretmek ve göndermek, aynı veriyi iki yere girmekten her zaman daha az hata üretir. Program seçerken entegratör bağımsızlığına ve gelen belge yönetimine bakın.
Yöntem tercihi de ölçeğe göre değişir. Ayda birkaç fatura kesen bir işletme için GİB portalı yeterlidir ve ücretsizdir. Fatura sayısı arttıkça özel entegratör arayüzü pratik olur; ama aynı faturayı hem ticari programa hem entegratör ekranına girmek çift kayıt demektir. Belirli bir hacimden sonra tek sürdürülebilir yol, ticari programın belgeyi doğrudan entegratöre göndermesidir. e-Defter tarafında ise iş zaten muhasebe programında yürüdüğü için ön muhasebe programınızın dönem sonu verisini müşavirinizin programına temiz aktarabilmesi yeterlidir.
e-Belge akışlarını ticari programın içinde yürüten bir çözüm olarak MGS Muhasebe sayfasında ayrıntıları bulabilirsiniz.
