Ön muhasebe programı seçimi, KOBİ’lerin genelde bir öğle arasında verdiği ama üç-beş yıl birlikte yaşadığı bir karardır. Yanlış seçimin bedeli lisans ücreti değil; çift girilen veriler, kaybolan tahsilatlar ve "programda olmadığı için Excel’de tutuyoruz" diye başlayan yan tablolardır. Aşağıdaki liste, ticari yazılım değerlendirirken sorulması gereken soruları sırayla topluyor. Yazının sonunda kendi ürünümüzden de söz edeceğiz; ama liste ürün bağımsızdır, herhangi bir adaya uygulayabilirsiniz.
Önce ihtiyacı yazın, sonra demo izleyin
Demo izlemeden önce bir sayfaya şunları yazın: kaç kullanıcı aynı anda çalışacak, kaç depo var, hangi belgeler kesiliyor (teklif, sipariş, irsaliye, fatura), e-belge yükümlülüğünüz ne, hangi raporu ayda kaç kez istiyorsunuz, hangi sistemlerle (banka, e-ticaret, kargo) veri alışverişi gerekiyor. Bu sayfa olmadan her demo etkileyici görünür; sayfa elinizdeyken "bunu nasıl yapıyor" diye sorabilirsiniz.
Bu sayfayı mali müşavirinizle de paylaşın. Ön muhasebe programınızın ürettiği veri, dönem sonunda genel muhasebeye aktarılır; müşavirinizin kullandığı programla uyumsuz bir seçim, her ay elle aktarım ve mutabakat demektir. Müşavirin "hangi formatta veri alabilirim" sorusuna programın net bir cevabı olmalıdır.
12 maddelik kontrol listesi
- 1. Cari hesap takibi: Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, vade takibi, yaşlandırma raporu ve ekstre tek ekrandan alınabiliyor mu?
- 2. Stok yönetimi: Çoklu depo, barkod, varyant (beden, renk), kritik stok uyarısı ve sayım desteği var mı?
- 3. Belge akışı: Teklif siparişe, sipariş irsaliyeye, irsaliye faturaya veri yeniden girilmeden dönüşüyor mu?
- 4. e-Belge uyumu: e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye program içinden gönderiliyor mu, yoksa entegratör ekranına elle mi aktarılıyor? Entegratör değişince ne oluyor?
- 5. Banka ve kasa: Banka hareketleri içe alınıp cariyle eşleştirilebiliyor mu? Çek ve senet takibi var mı?
- 6. Raporlama: Hazır raporlar dışında kendi süzgeçlerinizle rapor alıp Excel’e aktarabiliyor musunuz?
- 7. Kullanıcı ve yetki: Satış personeli maliyeti görmesin, muhasebe fiyat değiştirmesin gibi ayrımlar yapılabiliyor mu? İşlem günlüğü tutuluyor mu?
- 8. Çok kullanıcılı çalışma: Aynı anda birden fazla kişi kayıt girdiğinde kilitlenme veya veri çakışması yaşanıyor mu? Demoda deneyin.
- 9. Veri sahipliği ve yedek: Verinizi tam olarak dışa alabiliyor musunuz? Yedek sizde mi, sağlayıcıda mı? Sözleşme bitince veriye ne oluyor?
- 10. Entegrasyon ve API: E-ticaret, pazaryeri ve kargo bağlantısı için açık bir API var mı, yoksa her bağlantı ayrı satın alınan bir modül mü?
- 11. Destek ve güncelleme: Mevzuat değişince güncelleme kaç günde geliyor? Destek hattının çalışma saatleri ve yanıt süresi yazılı mı?
- 12. Toplam maliyet: Lisans, kullanıcı başı ücret, modül ücretleri, e-belge kontörü, yıllık güncelleme ve eğitim toplandığında üç yıllık rakam ne?
Her maddeye "evet", "hayır" veya "kısmen" yazın. Üç adayı yan yana koyduğunuzda tablo genelde kendi kendine konuşur. Maddelerin ağırlığı işletmeye göre değişir: hizmet işletmesi için stok maddesi önemsizken cari ve belge akışı belirleyicidir; toptancı için stok ve e-İrsaliye, perakendeci için barkod ve hız öne çıkar. Listeyi uygulamadan önce kendi işiniz için en kritik üç maddeyi işaretleyin ve o üçünde "kısmen" alan adayı eleyin.
Masaüstü mü, bulut mu?
Bu bir ideoloji sorusu değil, kullanım sorusudur. Tek lokasyonda, sabit bilgisayarlarda çalışan ve verinin kendi makinesinde kalmasını isteyen işletme için masaüstü (yerel veritabanı) hâlâ mantıklıdır; hız ve internet kesintisinden bağımsızlık avantajdır. Saha ekibi, birden fazla şube veya evden erişim varsa bulut veya kendi sunucunuzda barındırılan bir çözüm gerekir. Hangisini seçerseniz seçin dokuzuncu madde (veri sahipliği) geçerliliğini korur.
Fiyatlandırma modelleri
Ticari yazılımlar genelde üç şekilde fiyatlanır. Tek seferlik lisans artı yıllık güncelleme: başlangıç maliyeti yüksek, sonraki yıllar düşüktür; güncelleme bedelini ödemezseniz mevzuat değişikliklerinde açıkta kalırsınız. Aylık veya yıllık abonelik: başlangıç düşük, toplam uzun vadede daha yüksek olabilir; destek ve güncelleme genelde dâhildir. Kullanıcı başı fiyatlama: iki kişiyle ucuz, on kişiyle pahalıdır; büyüme planınız varsa üç yıl sonraki kullanıcı sayısıyla hesaplayın.
Hangi model olursa olsun, modül ücretlerini ayrı sorun. "Stok dâhil" denen bir paketin çoklu depo, barkod veya e-İrsaliye için ayrı modül istemesi yaygındır. Toplam maliyeti hesaplarken 12. maddedeki tüm kalemleri üst üste koyun; birbirinden farklı modellerdeki iki ürünü ancak üç yıllık toplam üzerinden karşılaştırabilirsiniz.
Demo sırasında yapılacak üç test
- Kendi gerçek ürün ve cari listenizden on satırı girin; bir satış işlemini tekliften faturaya kadar yürütün.
- Bir iade ve bir iskonto senaryosu çalıştırın; raporda doğru göründüğünü kontrol edin.
- Verinizi dışa aktarmayı deneyin. Bunu yapamıyorsanız demo bitmiştir.
Demoyu yapan kişi satış ekibindendir ve her soruya "evet, var" demeye eğilimlidir. Bu yüzden "var mı" diye sormak yerine "gösterir misiniz" deyin. Gösterilemeyen özellik, yol haritasında olan özelliktir; yol haritasındaki özellik ise bugün sizin işinizi görmez. Mümkünse demoyu kendi bilgisayarınızda, kendi internet bağlantınızla yapın; hız ve kurulum kolaylığı o zaman gerçekçi görünür.
Kırmızı bayraklar
- Fiyat listesi "görüşmeye bağlı" ve modül ücretleri yazılı değil.
- Veri dışa aktarma sorusu "teknik ekibe soralım" cevabı alıyor.
- e-Belge yalnızca tek bir entegratörle çalışıyor.
- Referans olarak sadece büyük firmalar sayılıyor; sizin ölçeğinizde örnek yok.
- Eğitim ve kurulum bedeli teklifte görünmüyor.
Bu bayrakların hiçbiri tek başına "alma" demek değildir; ama iki üçü bir arada görünüyorsa sağlayıcıyla ilişkinin ilk yılını tahmin edebilirsiniz. Özellikle veri dışa aktarma konusundaki belirsizlik, sözleşmenin bitiminde pazarlık gücünüzü sıfırlar: verisini alamayan müşteri, fiyat ne olursa olsun kalmak zorundadır.
Geçiş planı
Program seçildikten sonra en zor kısım geçiştir. Açık bakiyeleri, stok sayımını ve cari listesini mali yıl başı gibi doğal bir kesim noktasında taşıyın; iki programı paralel yürütmeyi bir aydan uzun tutmayın, yoksa hangisinin doğru olduğu yeniden belirsizleşir. e-Belge tarafını yeni programa bağlarken e-Faturaya geçiş kontrol listesindeki sırayı izlemek işi kolaylaştırır.
Kendi ürünümüz hakkında da dürüst olalım: MGS Muhasebe, KOBİ’ler için geliştirdiğimiz ve şu anda erken erişim aşamasında olan bir ön muhasebe ve ticari yazılımdır. Yukarıdaki listeyi kendi ürünümüzü değerlendirirken de kullanıyoruz; henüz her maddeye "evet" diyemiyoruz ve hangi maddede ne durumda olduğumuzu ürün sayfasında açıkça yazıyoruz. Listeyi ona ve diğer adaylara eşit şekilde uygulayın.